E-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunlu Mu?
Faturaların elektronik ortama taşınması, saklanması ve raporlanması e-arşiv olarak adlandırılıyor. Bu sistem ile hem gönderici hem de alıcı arasında güvenli bir bağlantı da sağlanmış oluyor. E-arşiv kullanabilmek için de e-fatura kullanıyor olmak da gerekir. E-fatura ile e-arşiv entegre edilerek müşterilere e-arşiv faturası göndermek de mümkün. Aynı zamanda elektronik ortamda oluşturulan faturalar e-arşiv sistemi ile elektronik ortamda saklanabiliyor. Bu hizmet Edm bilişim tarafından veriliyor.
Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmalı?
E-arşiv ve e-fatura sistemleri ile kullanıcılara çeşitli avantajlar sunuyor. Bu sistemden sadece e-fatura kullanan kişiler faydalanabiliyor. Bu kişiler e-arşiv sistemine geçerek, avantajlı özelliklerden faydalanma imkanına erişiyor. Kullanıcılara akıllı algoritma hizmeti veriyor. 7/24 onay bildirimi imkanı veriyor.
Birçok işletmenin fazla sayıda fatura gönderdiği durumlarda e-arşiv sistemi büyük kolaylıklar sağlıyor. E-arşiv sisteminden faydalanan kişiler zaman, işgücü, dağıtım ve arşivleme konusunda tasarruf etmiş oluyor. Aynı zamanda bu sistemi bilgi işlem sistemi ya da özel entegre sistem üzerinden de kullanım imkanı veriyor.
E-Arşiv Kapsamı
E-arşiv sisteminden faydalanmak isteyen kişiler belirli kurallara göre bu sistemden faydalanabiliyor. Bu kurallar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirleniyor. E-arşiv isteminden faydalanmak isteyenler ise şu hususlara uymalıdır;
E-fatura sisteminde yer alan kullanıcılar faturaları e-fatura olarak oluşturmalı, saklamalı ve istenildiği durumlarda ibraz etmesi gerekir. E-fatura sisteminde yer alamayan kullanıcılar, e-arşiv sisteminden fatura oluşturması, bu faturaları muhafaza etmesi ve istendiğinde de ibraz etmesi zorunludur. Vergi mükellefi olmayan kişiler e-arşiv uygulamasında fatura oluşturmaya, müşteriler talep ettiği zaman elektronik ortamda ya da çıktı olarak göndermeye, ikinci bir nüshasını saklamaya zorunludur.Gerekli olduğu durumlarda geçerli hükümler uygulanırken e-arşiv fatura ve müşteriye teslimi konusunda değişiklik olabilir.
E-Arşiv Başvuru
E-arşiv sistemine başvurmak isteyen kişilerin, öncelikli olarak e-fatura sistemine kayıt olması şartını yerine getirmelidir. E-arşiv sistemini, kendi özel bilgi işlem sistemi ya da uygulamanın kendi bilgi işlem sistemi olarak iki şekilde kullanabilir. Kendi bilgi işlem sistemini kullanmak isteyen kişiler, başvuru kılavuzunda belirtilen şartlara uyması gerekir.
Değerlendirme
E-arşiv sistemine başvuran kişilerin başvuruları, Başkanlık tarafından değerlendirmeye alınır. Gerekli kurallara uygunluğu incelenir. Bazı durumlarda ek bilgiler de istenebilir. Kullanıcının sahip olduğu bilgi işletim sistemi incelenebilir. Onay alındığı takdirde e-arşiv sistemini kullanmaya başlayabilir.
E-Arşiv Uygulaması
E-arşiv uygulaması kullanıcılara çeşitli maliyetlerden de avantaj sağlıyor. Basım maliyetleri, gönderim maliyetleri ve arşiv maliyetlerini ortadan kaldırıyor. Aynı zamanda istenildiği zaman kolay bir şekilde erişim imkanı da sağlıyor.