Dünyanın birçok ülkesinde güvenle kullanılan sıklıkla tercih edilen bir sistemdir. Avrupa ülkeleri arasında uzun yıllardır kullanılan kayıtlı elektronik posta sistemi, ülkemizde de güvenli şekilde kullanılmaktadır. Kayıtlı elektronik posta ( KEP ) sistemi, gönderilen belgelerin ve yazışmaların içeriğinin değişmeden gönderimini sağlayan güvenli bir sistemdir.

KEP sistemiyle, her türlü ticari ve hukuki yazışmalar ve belgelerin gönderimi sağlamaktadır. Kayıtlı elektronik posta sistemi, gönderilen yazışmaların içeriğini koruyan ve alıcının kim olduğunu tespit eden bir sistemdir. Süreli evrak gönderiminde, yazışmaların alıcıya hemen ulaşmasını sağlamaktadır.

Önemli her türlü belge ve yazışma gönderimi gerekliyse, yasal kesinlik sunan kayıtlı elektronik posta sistemi (KEP) tercih edilmektedir. Kamu kurumları, her sektörden işletmeler ve vatandaşlar, hazırlanan her türlü yazışmaları ve bilgileri içerik koruculuğu ile kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden hızlı ve güvenli şekilde gönderebilmektedir.

Kayıtlı elektronik posta sistemi,postanın gönderen ve alan taraflarının kim olduklarının bilinmesini, gönderim ve karşı tarafa iletim zamanını, içeriğinin değiştirilmediğinin kesin olarak tespit edilmesini sağlayan güvenli bir sistemdir. KEP sistemiyle, e-imza ve zaman damgası ile gönderimdeki tüm adımlar kayıt altına alınarak belge ve yazışmalar yasal olarak geçerli hale getirilmektedir.

Ayrıca kayıt altına alınan kayıtlı elektronik posta gönderim adımları, sistemde delil olarak kabul edilmektedir. Aksi veya olumsuz şekilde tersi iddia edilinceye kadar yasal olarak kesin delil sayılmaktadır. Ülkemizde KEP sistemi, 13.1.2011 tarihli ve 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu, Bilgi Teknolojileri ve iletişim kurumu tarafından 25.8. 2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazetede, yönetmelikle yürürlüğe girmiştir.

Kayıtlı elektronik posta sistemi kullanıma ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Fakat elektronik tebligat yönetmeliğinin “ Elektroniktebligat hizmetinden yararlanma “ başlıklı 7. Maddesi uyarınca, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komatid şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Bu hükme göre, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin KEP hesabı olması zorunludur.

Kayıtlı elektronik posta hesabı almak için, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun İnternet Sayfasına başvurulması yeterlidir. KEP hesabı maliyetleri KEPHS'ler arasında farklılık göstermektedir. KEPHS'lerin internet sayfasında tüm fiyat bilgileri güncellenerek sunulmaktadır.

Kayıtlı elektronik posta sistemi elde edildiğinde, KEP hesapları kesinlikle aktarılamaz ve devredilemez. Ayrıca KEP hesaplarını yalnızca gerçek kişiler kullanabilir. Tüzel kişiler için hazırlanmış olan KEP hesapları ise, kendi nam ve hesaplarını kullanmak üzere, başvuru sırasında veya birden fazla işlem yetkilisi tanımlanabilir.

KEP sistemi birçok kurum ve kuruluş için kolaylık sağlamaktadır. Hızlı ve güvenli sistem olan KEP sistemi, bazen çalınabilir veya şifresi unutulabilir. KEP hesabi için, KEPHS' lerin çağrı merkezi aranmak suretiyle, konu hakkında destek almak mümkündür. KEP hesabı kapatılmak istenildiğinde ise, KEPHS'ler, KEP hesaplarının kapatılması için taleplerini yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak yapabilirler.

KEPHS bu talepleri, çağrı merkezi ve internet sayfası üzerinden, gerekli kimlik doğrulaması yapıldıktan sonra gerçekleştirebilir. Kullanımına kapatılan KEP hesabı üzerinden ileri alımı ve gönderimi engellenmektedir. Fakat KEP hesabı, hesap sahibinin erişimi için en az üç ay süreyle KEPHS tarafından açık tutulmak zorundadır.

Kullanıma kapatılan KEP hesabı, başkasına tahsis edilemez. KEP hesabı kullanıcı tarafından tekrar talep edilmek istenirse, yeniden tahsis başvurusu yapması, resmi kimlik belgelerinin sağlanması ve hesap ücretinin ödenmesi gereklidir. Bunların dışında, KEP sistemi kendi içinde kapalı bir sistemdir. Kayıtlı elektronik posta sisteminde yalnızca KEP hesabı sahip kişilere ileri gönderilip ve alınabilir.

Ülkemizin en büyük KERP Hizmet Sağlayıcısı olan EDM Bilişim, kayıtlı elektronik postanın en önemli kullanım alanının sözleşmeler ve personellere bordro iletimi olduğunu belirtmektedir. Bu anlamda 350.000 üzeri personele bordro başta olmak üzere tüm bildirimlerin EDM üzerinden gittiği bilinmektedir.